TEKNIK PENGAWASAN, SASARAN PENGAWASAN, JENIS PENGAWASAN DAN BAGAN PROSES PENGAWASAN

By, Desi Widiasari

TEKNIK PENGAWASAN

1.    Pertanyaan dan Jawaban teknik Pengawasan

a.       Jelaskan teknik pengawasan tidak langsung?

Jawab:  pengawasan tidak berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja. Karena itu, pengawasan tidak langsung kurang memadai. Sangat bijaksana apabila seorang pimpinan lembaga atau organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan.

b.      Faktor apa saja yang mempengaruhi efektifnya suatu teknik pengawasan?

Jawab:

1)      Kejelasan rencana

2)      Target dan waktu yang menentukan batas penyelesaian tugas

3)      Dukungan dana

4)      Dukungan sarana dan prasrana kerja

5)      Sifat dan bentuk penyeliaan dari para atasan langsung

6)      Standart mutu hasil pekerjaan

7)      Tingkat toleransi terhadap deviasi yang maih dapat diterima.

2.    Merangkum Teknik Pengawasan

Menurut Imron (2004 : 8- 9) Teknik pemgawasan cenderung menggunakan dua macam teknik yaitu:

a.    Pengawasan langsung ( direct control)

b.    Pengawasan tidak langsung (indirect control).

Pengawasan langsung dilakukan pimpinan organisasi dengan mengadakan pengawasan sendiri terhadap kegiatan yang seadang dijalankan, seperti :

a.    Direct inspection to field

b.    On the spot observasion

c.     On the spot report.

Pengawasan tidak langsung dilakukan pimpinan secara  jarak jauh. Biasanya dilakukan melalui lapor yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan dapat berbentuk tertulis, dan dapat pula berbentuk lisan. Kekuatan dari pengawasan tidak langsung adalah waktu pendek, dan tidak perlu terjun langsung ke lapangan. Kelemahannya adalah sering bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja. Ada kecenderungan bawahan melaporkan hal-hal yang menyenangkan saja. ,padahal pemimpin harus mengetahui hal yang positif sekaligus hal yang negative agar tidak salah berkesimpulan dan salah mengambil keputusan. Menurut siagian (1997) pengawasan tidak berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja. Karena itu, pengawasan tidak langsung kurang memadai. Sangat bijaksana apabila seorang pimpinan lembaga atau organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan.

Dalam Siagian (2008 : 259 – 260 ) Untuk mengetahui dengan jelas apakah penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional sesuai dengan rencana atau tidak, dan apakah terjadi deviasi atau tidak, manajemen perlu mengamati jalannya kegiatan operasional tersebut. Berbagai teknik yang dapat digunakan antara lain adalah:

a.     Pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk melihat sendiri bagaimana cara para petugas  operasional dalam menyelenggarakan dan menyelesaikan tugasnya. Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam implementasi strategi dengan efisien dan efektif. Dikatakan demikian karena dengan pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik, seperti perolehan infomasi “on the spot” buksn hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan operasional, akan tetapi dengan demikian manajemen dapat segera “meluruskan” tindakan para pelaksana apabila diperlukan dan manajemen langsung dapat memberikan pengarahan tentang tata cara bekerja yang benar. Disamping itu dengan pengamatan langsung, para bawahan akan merasa diperhatikan oleh pemimpinnya sehingga dalam diri bawahan tidak timbul kesan bahwa pimpinan “jauh” dan “tidak terjangkau” oleh para bawahan  tersebut. Kelemahan pengguna teknik ini terutama terletak pada kenyataan bahwa waktu manajemen yang sangat berharga itu akan sedikit tersita untuk melakukan kegiatan pengawasan dalam bentuk ini.

b.    Melalui laporan lisan atau tertulis dari pada penyelia yang sehari-hari mengawasi secara langsung kegiatan para bawahannya. Dalam semua organisasi, penyampaian laporan dari seseorang bawahan kepada atasnnya yang merupakan hal yang bukan hanya biasa terjadi akan tetapi merupakan keharusan. Dalam rangka pelaksanaan suatu strategi laporan yang memenuhi berbagai persyarat, seperti: penyampaian secara berkala yang frekuensnya tergantung pada “kebiasaan” yang berlaku pada organisasi, dalam format yang sudah ditentukan, mengandung informasi yang bersifat kritikal yang berarti tidak hanya menyajikan segi-segi positif dari pelaksanaan kegiatan operasional akan tetapi juga situasi negatif  yang perlu segara mendapat perhatian manajemen.

c.    Melalui penggunaan kuesioner yang  respondennya adalah para pelaksann kegiatan opersional. Penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya untuk menggali informasi tentang situasi yang  nyata dihadapi dilapangan dari sejumlah besar tenaga pelaksana kegiatan operasional. Kiranya relevan untuk menambahkan bahwa ada kalanya manajemen “segan” menggunakan instrumen ini dalam melakukan pengawasan karena, di samping memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk menyusun berbagai pertanyaan yang dipandang relevan dengan untuk ditanyakan, jug tidak jarang terjadi bahwa jumlah responden yang mengembalikan kuesioner tidak cukup banyak sehingga informasi yang diperoleh pun hanya bersifat parsial yang ada kalanya kurang bermannfaat sebagai dasar untuk menarik kesimpulan tentang apakah strategy implementasikan dengan baik atau tidak.

d.   Wawancara. Apabila diperlukan wawancara dengan para penyelenggara berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka pengawasan. Telah umum diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara, yaitu yang tidak terstruktur, yang terstruktur dan kombinasi keduanya. Jika manajemen akan menggunakan teknik ini sebagai instrument pengawasan dalam rangka implementasi strategi organisasi, manajemen yang bersangkutan harus memutuskan bentuk mana yang digunakan. Bentuk apapun yang digunakan, penting memperhatikan bahwa manaer hendaknya tidak “terjerumus” pada bias-bias tertentu, baik yang sifatnya pribadi, cultural maupun keperilaukuan. Tegasnya dalam wawancaram harus terjamin kebebasan pihak yang diwawancarai untuSk menyampaikan informasi yang menyangkut masalah dan segi – segi negatif penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional tanpa dihantui oleh ketakutan akan menerima ganjaran.

Teknik mana yang dianggap paling efektif tergantung banyak factor seperti:

a.    Kejelasan rencana

b.    Target dan waktu yang menentukan batas penyelesaian tugas

c.    Dukungan dana

d.   Dukungan sarana dan prasrana kerja

e.    Sifat dan bentuk penyeliaan dari para atasan langsung

f.     Standart mutu hasil pekerjaan

g.    Tingkat toleransi terhadap deviasi yang maih dapat diterima.

Menurut Ngalim (2005) Untuk mempermudah kepala sekolah dalam pelaksanaan kegiatan supervisi diperlukan teknik-teknik supervisi. Para ahli berbeda-beda dalam merumuskan tahapan teknik-teknik supervisi akan tetapi pada dasarnya tetap sama.
Secara garis besar teknik supervisi dibedakan menjadi dua bagian, yaitu: teknik perseorangan dan teknik kelompok.
1. Teknik perseorangan
Yang dimaksud teknik persorangan ialah supervisi yang dilakukan secara perseorangan, beberapa kegiatan yang dilakukan antara lain:

1. Mengadakan kunjungan kelas (classroom visitation), Kepala sekolah datang ke kelas untuk mengobservasi bagaimana guru mengajar. Dengan kata lain, untuk melihat apa kekurangan atau kelemahan yang sekirannya perlu diperbaiki.
2. Mengadakan kunjungan observasi (observation visits), Guru-guru ditugaskan untuk mengamati seorang guru yang sedang mendemonstrasikan cara-cara mengajar suatu mata pelajaran tertentu. Kunjungan observasi dapat dilakukan di sekolah sendiri atau dengan mengadakan kunjungan ke sekolah lain.
3. Membimbing guru tentang cara-cara mempelajari pribadi siswa atau mengatasi problema yang dialami siswa.
4. Membimbing guru dalam hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kurikulum sekolah, antara lain: menyusun program semester, membuat program satuan pelajaran, mengorganisasi kegiatan pengelolaan kelas, melaksanakan teknik-teknik evaluasi pembelajaran, menggunakan media dan sumber dalam proses belajar mengajar, dan mengorganisasi kegiatan siswa dalam bidang ekstrakurikuler.

2. Teknik kelompok
Teknik kelompok ialah supervisi yang dilakukan secara kelompok, beberapa kegiatan yang dapat dilakukan antara lain:

1.      Mengadakan pertemuan atau rapat (meeting), Seorang kepala sekolah menjalankan tugasnya berdasarkan rencana yang telah disusun. Termsuk mengadakan rapat-rapat secara periodik dengan guru-guru, dalam hal ini rapat-rapat yang diadakan dalam rangka kegiatan supervisi.

2.      Mengadakan diskusi kelompok (group discussions), Diskusi kelompok dapat diadakan dengan membentuk kelompok-kelompok guru bidang studi sejenis. Di dalam setiap diskusi, supervisor atau kepala sekolah memberikan pengarahan, bimbingan, nasihat-nasihat dan saran-saran yang diperlukan.

3.      Mengadakan penataran-penataran (inservice-training), Teknik ini dilakukan melalui penataran-penataran, misalnya penataran untuk guru bidang studi tertentu. Mengingat bahwa penataran pada umumnya diselenggarakan oleh pusat atau wilayah, maka tugas kepala sekolah adalah mengelola dan membimbing pelaksanaan tindak lanjut (follow-up) dari hasil penataran.

DAFTAR RUJUKAN

Siagian, Sondang, 2008. Manajemen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara.

Purwanto, M. Ngalim, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005, (Online),( http://www.dhanay.co.cc/2010/09/teknik-supervisi-pendidikan.html, Diakses pada 18 Mei 2011)

SASARAN PENGAWASAN

1.    Pertanyaan Tentang Sasaran Pengawasan

a.    Jelaskan tetang sasaran pengawasan dimensi kuantitatif?

Jawab: Dimensi kuantitatif, yaitu untuk mengetahui sampai seberapa jauh maksud program atau kegiatan dalam ukuran kuantitatif telah tercapai.

b.    Jelaskan tetang sasaran pengawasan dimensi kuantitatif?

Jawab: Dimensi kualitatif, yaitu sampai seberapa jauh mutu dan kualitas pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ukuran dan rencana

2.    Merangkum Sasaran Pengawasan

1.Sasaran Pengawasan
Sasaran pengawasan dapat dikelompokkan berdasarkan dimensi berikut ini.
a.Dimensi kuantitatif, yaitu untuk mengetahui sampai seberapa jauh maksud program atau kegiatan dalam ukuran kuantitatif telah tercapai.
b.Dimensi kualitatif, yaitu sampai seberapa jauh mutu dan kualitas pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ukuran dan rencana.
c.Dimensi fungsional, yaitu ukuran untuk mengetahui seberapa jauh kegiatan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tujuan atau fungsi yang telah direncanakan semula.
d.Dimensi efisiensi, yaitu seberapa jauh kegiatan pelaksanaan pekerjaan dapat dikerjakan secara hemat dan cermat.

 DAFTAR RUJUKAN

Khusnuridlo. 2010. Sasaran dan Jenis Jenis Pengawasan. (Online),(http://www. khusnuridlo. com /2010/07/sasaran-dan-jenis-pengawasan.html, diakses pada 18 Mei 2011)

JENIS PENGAWASAN

1) Menurut Waktu Pelaksanaan
a. Setelah kegiatan
Pengawasan ini disebut juga evaluasi. Evaluasi bertujuan untuk mengetahui hasil kerja dari setiap anggota kelompok dan untuk mengetahui kesalahan yang terjadi agar kesalahan-kesalahan itu tidak berulang dimasa yang akan datang.
b. Pada saat kegiatan
Pengawasan ini lebih bersifat control. Pengawasan ini lebih bertujuan untuk memberikan pengarahan-pengarahan untuk memperbaiki kinerja para anggota.
2) Menurut Cara Pelaksanaan
a. Secara Langsung
i.  Melakukan pemeriksaan atau vervikasi
ii. Dengan latar belakang tertentu, seperti ada dugaan penyimpangan atau karena ada kejadian penting seperti pergantian kepengurusan
b. Secara tidak langsung
i.  Melakukan review, yaitu mengawasi apa saja yang telah terjadi pada satu organisasi
ii. Rutin, yaitu pelaksanaan pengawasan itu sendiri sudah diagrndakan sebelumnya.
3)      Menurut Subyek Pelaksanaannya.
a. Pengawasan melekat;
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung yang memiliki kekuatan (power) dilakukan secara terus-menerus agar tugas-tugas bawahan dapat dilaksanakan efektif dan efisien.
b. Pengawasan Fungsional
Pengawasan yang dilaksanakan oleh pihak yang memahami substansi kerja objek yang diawasi dan ditunjuk khusus untuk melakukan audit independent terhadap objek yang diawasi.
c. Pengawasan Masyarakat
Yaitu pengawasan yang dilakukan masyarakat pada negara sebagai bentuk social control terhadap penyelenggaraan pemerintahan yang dilakukan pemerintah untuk mewujudkan masyakat negara yang demokratis.
d. Pengawasan Legislatif
Pengawasan ini dilakukan oleh DPR/DPRD sebagai lembaga legislative yang bertugas mengawasi kinerja pemerintah.
DAFTAR RUJUKAN

Soleh, D.2004. Jenia-Jenis Pengawasan.(Online),(http://dedensoleh. wordpress. com/2010/04/26/jenis-jenis-pengawasan, Diakses p[ada 18 Mei 2011)

BAGAN PROSES PENGAWASAN

1.    PROSES PENGAWASAN
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pengukuran pelaksanaaan kegiatan nyata
Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan

     Pengambilan tindakan koreksi.

 Bagan proses Pengawasan

	Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
		Pengambilan tindakan koreksi.

DAFTAR RUJUKAN

Yudhim.2008.ProsesPengawasan.(Online),(http://yudhim.dagdigdug.com/ 2008 /02/14/proses-pengawasan, diakses pada 18 Mei 2011)